Bakit Karamihan sa mga Programa sa AR ay Hindi Nagiging Mabisa
Karamihan sa mga klinika ay reaktibo ang pamamahala ng AR: ginagalaw lamang ang mga claim kapag may nagtanong, may umandar na statement cycle, o nakakaalarma na ang pagtanda ng mga account. Nagreresulta ito sa mataas na bilang ng araw sa AR, mga write-off dahil sa timely filing, at koleksyong mas mababa kaysa sa dapat bayaran. Ang mabisang pamamahala ng AR ay nangangailangan ng maagap, araw-araw, at may prayoridad na programa sa follow-up, hindi paminsan-minsang pagsusuri ng aging report.
Pinakamahusay na Gawi 1: Trabahuhin ang AR Araw-araw gamit ang Pila na May Prayoridad
Dapat simulan ng bawat espesyalista sa AR ang araw sa isang pila ng trabaho na nag-aayos ng mga bukas na account ayon sa halaga sa dolyar, mga araw na hindi pa nababayaran, uri ng payer, at natitirang araw bago ang deadline sa timely filing. Ang mga claim na mataas ang halaga at malapit na sa deadline ang uunahin, hindi ang pinakamadali o pinakapamilyar na account. Ang disiplinadong pang-araw-araw na pila ang pinakadirektang paraan upang mabawasan ang mga araw sa AR.
Pinakamahusay na Gawi 2: Kilalanin ang Inyong mga Payer, Magkakaiba ang Bawat Isa
Magkakaiba ang Medicare, Medicaid, at bawat commercial carrier sa saklaw ng timely filing, proseso ng pagtatanong, kakayahan ng portal, daan ng pag-escalate, at takdang panahon ng adjudication. Bumuo ng daloy ng trabaho na espesipiko sa bawat payer na sumasaklaw sa pinakamahuhusay na channel ng follow-up, oras ng pagtawag, at mga contact para sa pag-escalate ng mga claim na natigil.
Pinakamahusay na Gawi 3: Protektahan ang Timely Filing gamit ang Maagang Alerto
Ang mga deadline sa timely filing ay mula 90 araw hanggang dalawang taon depende sa payer, at ang isang taon ng Medicare ay karaniwang batayan. Ang nalampasang deadline ay nangangahulugan ng pagtanggi (denial) na halos walang paraan ng pagbawi, isa sa mga pinakamadaling maiwasang pagkawala ng kita. Magpatupad ng awtomatikong alerto na tumatawag-pansin sa mga claim na papalapit sa deadline sa 30, 60, at 90 araw bago ito mag-expire, hindi pagkatapos itong lumipas.
Pinakamahusay na Gawi 4: Gumamit ng Real-Time na Pagtatanong sa Katayuan ng Claim
Sa halip na maghintay ng remittance (ERA/EOB) o tumawag sa pangkalahatang member services, gamitin ang mga electronic na transaksyon sa katayuan ng claim na 276/277 upang alamin ang katayuan nang real time. Karamihan ng mga payer ay nagbabalik ng katayuan ng adjudication, mga code ng dahilan ng pagtanggi (denial), at inaasahang petsa ng bayad, na nagpapabawas ng oras sa follow-up at itinutuon ang mga tawag sa mga claim na nangangailangan ng interbensyon ng tao.
Pinakamahusay na Gawi 5: Harapin ang Inyong Naipong Lumang AR
Kung may malaking AR ang inyong klinika sa mga bucket na 90+ o 120+ araw, kailangan ng agarang atensyon ang mga claim na iyon, hindi lamang mas mahusay na proseso sa hinaharap. Ang nakalaang paglilinis, na uunahin ang mga account na pinakamataas ang halaga gamit ang mga apela na espesipiko sa payer at mga naitamang claim, ay maaaring makabawi ng kitang inakala ng mga kawani na nawala na. Nag-iiba ang resulta ayon sa payer, edad ng claim, at pagiging karapat-dapat sa apela, at may mga write-off na hindi na mababawi.
Mahahalagang Punto
Trabahuhin ang AR mula sa pang-araw-araw na pilang may prayoridad, subaybayan buwan-buwan ang maliit na hanay ng mga sukatan, sundin ang pare-parehong pagkakasunod-sunod ng hakbang sa bawat claim na hindi pa nababayaran, at mag-escalate ayon sa iskedyul sa halip na maghintay na tumanda ang mga balanse. Idinadagdag ng mga seksyon sa ibaba ang mga pormula at daloy ng trabaho upang maisagawa ito.
Mga Sukatan sa AR na Dapat Subaybayan
Hindi mapapabuti ng programa sa AR ang hindi nito sinusukat. Subaybayan nang tuloy-tuloy ang apat o limang numero. Maaaring bahagyang magkaiba ang pagkalkula ng inyong billing system sa mga ito, kaya tiyakin ang pormula sa likod ng anumang ulat.
| Sukatan | Pormula | Ano ang ipinapakita nito |
|---|---|---|
| Mga araw sa AR | Kabuuang natitirang AR / karaniwang pang-araw-araw na singil | Karaniwang oras para gawing pera ang mga singil |
| % ng AR na lampas 90 araw | AR na mas matanda sa 90 araw / kabuuang AR | Gaano karami ng receivable ang nanganganib na hindi na makolekta |
| Net collection rate | Mga bayad / (mga singil - contractual adjustment) | Gaano karami ng makokolektang kita ang aktwal ninyong nakokolekta |
| Denial rate | Mga claim na tinanggihan / mga claim na naisumite | Kung nagmumula ang mga problema bago o pagkatapos ng pagsusumite |
| First-pass resolution rate | Mga claim na nabayarang tama sa unang pagsusumite / mga claim na naisumite | Gaano karaming muling paggawa ang pasan ng inyong koponan |
Halimbawang paglalarawan (gawa-gawang mga numero). Isang klinika ang nag-post ng $900,000 na singil sa loob ng 90 araw, kaya ang karaniwang pang-araw-araw na singil ay $10,000. Sa kabuuang AR na $350,000, ang mga araw sa AR ay 35. Kung $105,000 ng AR na iyon ay mas matanda sa 90 araw, 30% ang lampas 90 araw, isang hudyat na dapat imbestigahan kahit mukhang katanggap-tanggap ang pangunahing bilang ng araw sa AR.
Basahin ang mga araw sa AR kasabay ng mga aging bucket; maaaring itago ng isang karaniwang bilang ang lumalaking tambak ng lumang mga claim.
Pagbasa sa Aging Report
Pinagpapangkat ng aging report ang mga bukas na balanse ayon sa edad, karaniwang 0-30, 31-60, 61-90, 91-120, at lampas 120 araw. Suriin nang magkahiwalay ang AR ng insurance at ng pasyente, at hatiin ang AR ng insurance ayon sa payer. Madalas na ang isang mabagal na payer, lokasyon ng klinika, o dahilan ng pagtanggi (denial) ang nagpapaliwanag sa karamihan ng lumang balanse, at mas malaki ang halaga ng pag-aayos sa sanhi kaysa sa paggalaw ng bawat claim nang isa-isa.
Suriin din ang mga balanseng hindi pa kailanman nakapasok sa siklo ng follow-up, tulad ng mga claim na walang petsa ng pagsusumite, mga claim na natigil bilang rejected sa clearinghouse, at mga claim na bahagyang nabayaran na ang natitirang balanse ay hindi pa nasusuri. Hindi sila mukhang atrasado, kaya madaling makaligtaan.
Hakbang-hakbang na Daloy ng Trabaho para sa Bawat Claim na Hindi Pa Nababayaran
Ibigay sa bawat espesyalista ang parehong pagkakasunod-sunod.
- Tiyaking natanggap ang claimSuriin ang mga acknowledgment ng clearinghouse (karaniwang 999 at 277CA) upang matiyak na tinanggap ng payer ang claim. Ang rejected na claim ay hindi kailanman pumasok sa adjudication, kaya hindi magbubunga ng bayad ang paghihintay.
- Suriin ang katayuan nang electronicMagpadala ng 276 na kahilingan at basahin ang 277 na tugon. Itala ang kategorya ng katayuan, impormasyon ng pagtanggi (denial), at numero ng claim ng payer.
- Suriin kung may remittance nang na-postHanapin ang ERA (835) o EOB na natanggap ngunit hindi na-post, o maling na-post. Maraming claim na "hindi nababayaran" ang nabayaran na.
- Tumawag lamang kapag hindi malinaw ang electronic na katayuanIhanda ang numero ng claim, petsa ng serbisyo, sinisingil na halaga, at NPI. Itala ang pangalan ng kinatawan, petsa, numero ng sanggunian, at ipinangakong susunod na hakbang.
- Tukuyin ang ugat ng problemaUriin ang problema bilang rehistrasyon, eligibility, coding, awtorisasyon, dokumentasyon, pagkakamali ng payer, o timely filing. Ang kategorya ang magpapasya kung ang solusyon ay naitamang claim, apela, o kahilingan sa muling pagproseso.
- Gawin ang pagwawastong hakbangIsumite ang naitamang claim, apela kasama ang mga rekord, o humiling ng muling pagproseso. Ilakip ang hiniling ng payer at itago ang patunay.
- Magtakda ng follow-up na may petsaBawat account na ginalaw ay may petsa ng susunod na hakbang; kung wala, ito ang magiging susunod na lumang balanse.
- Ibalik ang sanhi sa pinagmulanIulat ang paulit-ulit na sanhi sa mga namumuno sa front desk, coding, o provider.
Ritmo ng Follow-up at Pag-escalate
Iangkop ang tiyempo sa oras ng pagproseso ng bawat payer; narito ang karaniwang ritmo.
| Edad ng claim | Karaniwang hakbang | May-ari |
|---|---|---|
| Araw 1-7 | Tiyaking tinanggap ng clearinghouse at ayusin ang mga rejection | Billing |
| Araw 14-21 | Unang electronic na pagsusuri ng katayuan sa mga claim na hindi pa nababayaran | Espesyalista sa AR |
| Araw 30-45 | Tumawag kung hindi malinaw o natigil ang katayuan; simulan ang naitamang claim o apela kung tinanggihan | Espesyalista sa AR |
| Araw 60-90 | I-escalate sa kinatawan ng payer o senior na espesyalista; suriin ang mga deadline sa pag-file at apela | Lead sa AR |
| Lampas 90 araw | Suriin ang bawat balanse at idokumento ang desisyong bawiin, i-adjust, o ilipat sa pasyente | Lead sa AR at manager |
Kapag natigil ang isang claim, mag-escalate nang may pagkakasunod-sunod: humingi ng supervisor sa tawag, kasunod ang provider relations o kinatawan ng payer, at pagkatapos ay anumang pormal na proseso ng hindi pagkakasundo o reklamo. Karaniwang ang mga ahensya ng estado ang nangangasiwa sa mga patakaran sa agarang pagbabayad para sa mga ganap na nakaseguro na commercial plan, ngunit nag-iiba ang mga detalye ayon sa estado at uri ng plano, kaya tiyakin kung ano ang naaangkop bago ito banggitin.
Pag-uuna sa Pang-araw-araw na Pila
Ayusin muna ang mga account ayon sa natitirang araw bago ang deadline sa timely filing o apela, kasunod ang inaasahang mababawi (balanse na pinarami sa posibilidad ng solusyon), at saka ayon sa payer. Tapusin ang mabilis na tagumpay, tulad ng mga bayad na hindi pa na-post at pagsusuri ng katayuan, sa maikling unang bahagi.
Halimbawang paglalarawan (gawa-gawang mga numero). Ang Claim A ay $3,000 na may 20 araw na lang bago ang deadline ng apela. Ang Claim B ay $5,000 na may 150 araw pa. Unahin ang Claim A; ang deadline ang tunay na hadlang.
Karaniwang Pagkakamali sa AR at Paano Ito Aayusin
| Pagkakamali | Bakit nakasasama | Solusyon |
|---|---|---|
| Pag-uuna sa pinakamadaling mga account | Tumatanda at nawawalan ng bisa ang mga claim na mataas ang halaga at sensitibo sa deadline | Ayusin ayon sa deadline at inaasahang mababawi |
| Pagtawag bago suriin ang electronic na katayuan | Nag-aaksaya ng oras sa mga sagot na makukuha naman online | Gamitin muna ang 276/277 at tumawag lamang para sa mga eksepsyon |
| Walang tala o numero ng sanggunian | Umuulit ang mga tawag at hindi maipatutupad ang mga pangako | Gumamit ng karaniwang template ng tala sa bawat pakikipag-ugnayan |
| Pagturing sa mga pagtanggi (denial) bilang minsanang pangyayari | Patuloy na nagdudulot ng pagtanggi ang parehong sanhi | Subaybayan ang mga pagtanggi ayon sa code ng dahilan at suriin buwan-buwan |
| Pag-write-off ng mga balanse nang walang pagsusuri | Permanenteng nawawala ang kitang maaari sanang mabawi | Hingin ang idinokumentong dahilan at tagapagpatibay para sa mga write-off |
| Pagpapatanda sa mga balanse ng pasyente bago maningil | Bumababa ang posibilidad ng koleksyon habang tumatanda ang mga balanse | Singilin agad ang mga pasyente pagkatapos ng adjudication |
Buwanang Checklist sa Pagsusuri ng AR
- Suriin ang limang sukatanIhambing ang mga araw sa AR, porsyentong lampas 90 araw, net collection rate, denial rate, at first-pass rate sa nakaraang buwan at quarter.
- Suriin ayon sa payer at lokasyonTukuyin ang anumang payer o site na lumilihis sa iba.
- Mag-audit ng sampol ng mga write-offTiyaking balido at inaprubahan ang bawat isa.
- Suriin ang mga pangunahing dahilan ng pagtanggi (denial)Magtalaga ng may-ari at petsa ng pag-aayos sa bawat isa.
- Suriin ang mga paparating na deadlineIlista ang lahat ng claim na nasa loob ng 60 araw bago ang limitasyon sa timely filing o apela.