Tỷ lệ thu hồi ròng là gì và vì sao quan trọng
Tỷ lệ thu hồi ròng (NCR) là tỷ lệ phần trăm doanh thu mà phòng khám của quý vị có quyền thu và thực tế đã thu được, sau các điều chỉnh theo hợp đồng, từ bảo hiểm và bệnh nhân. Cách tính: Số tiền thu ròng ÷ Chi phí ròng (sau điều chỉnh theo hợp đồng) × 100. Một phòng khám có NCR 90% thu được 90 cent trên mỗi đô la đáng được thu và mất 10 cent. Hầu hết các chuẩn ngành hướng tới NCR 95–98% đối với chu trình doanh thu được tối ưu hóa tốt.
Cách tính NCR của phòng khám
Trừ các điều chỉnh theo hợp đồng (số tiền được xóa theo hợp đồng với bên chi trả) khỏi tổng chi phí của một kỳ để có doanh thu ròng có thể thu. Chia số tiền thu ròng thực tế cho con số này rồi nhân với 100. NCR thấp hơn mong đợi có thể có nghĩa là doanh thu có thể thu đang bị xóa nợ, chưa được thu, hoặc thất thoát do lập hóa đơn kém hiệu quả.
Bốn yếu tố kéo giảm tỷ lệ thu hồi ròng lớn nhất
- Các trường hợp từ chối thanh toán không được xử lý hoặc bị bỏ qua — Claim bị xóa nợ mà không kháng nghị làm giảm NCR trực tiếp
- Số dư của bệnh nhân chưa thu được — A/R của bệnh nhân càng để lâu càng thu được ít
- Xóa nợ do quá hạn nộp claim — Các claim quá hạn nộp là những lần khám có NCR 0%
- Khoản thanh toán thiếu của bên chi trả được chấp nhận mà không khiếu nại — Các khoản thanh toán thiếu không bị phản đối âm thầm làm giảm NCR
Chiến lược 1: Xử lý mọi trường hợp bị từ chối thanh toán
Đòn bẩy trực tiếp nhất đối với NCR là loại bỏ việc xóa nợ do bị từ chối thanh toán. Mỗi trường hợp từ chối được đảo ngược sẽ biến một lần khám thu 0% thành một lần khám được thanh toán đầy đủ. Hãy theo dõi tỷ lệ xóa nợ do từ chối (tỷ lệ phần trăm claim bị từ chối được xóa nợ thay vì kháng nghị) và bố trí nhân sự để theo đuổi mọi trường hợp bị từ chối có thể xử lý.
Chiến lược 2: Đẩy nhanh việc thu tiền từ bệnh nhân
Tỷ lệ thu hồi số dư của bệnh nhân giảm khi số dư để càng lâu. Các chiến lược hiệu quả nhất là thu trước dịch vụ phần trách nhiệm đã biết của bệnh nhân, gửi bảng kê ngay sau khi xét duyệt, cung cấp tùy chọn thanh toán kỹ thuật số và trao đổi sớm về kế hoạch thanh toán.
Chiến lược 3: Khiếu nại các khoản thanh toán thiếu
Nhiều phòng khám chấp nhận mọi khoản thanh toán bảo hiểm như đã hạch toán mà không kiểm tra mức giá theo hợp đồng. Việc so sánh mọi khoản thanh toán với biểu phí, thay vì chỉ lấy mẫu định kỳ, giúp phát hiện các khoản thanh toán thiếu đang âm thầm bào mòn NCR. Việc khiếu nại một khoản thanh toán thiếu có hệ thống từ một bên chi trả lớn có thể đáng kể trong một năm, tùy thuộc vào khối lượng và điều khoản hợp đồng.
So sánh chuẩn NCR của quý vị
Chuẩn so sánh khác nhau tùy theo chuyên khoa và cơ cấu bên chi trả. Theo hướng dẫn chung: 95–98% là xuất sắc, 90–95% là trung bình, và dưới 90% cho thấy các vấn đề đáng kể trong chu trình doanh thu. Các phòng khám dưới 90% thường có nhiều vấn đề đồng thời (xóa nợ do từ chối, thu tiền bệnh nhân kém, chấp nhận thanh toán thiếu), mỗi vấn đề cần một chương trình cải thiện riêng.
Những điểm chính cần nhớ
NCR là thước đo đơn lẻ rõ ràng nhất về lượng doanh thu có thể thu mà phòng khám thực sự thu được. Hãy tách theo bên chi trả và theo bảo hiểm so với bệnh nhân, đồng thời truy nguyên các khoản thiếu hụt đến nguyên nhân cụ thể.
Tỷ lệ thu hồi gộp so với ròng: hãy tách biệt chúng
| Chỉ số | Công thức | Mục đích sử dụng |
|---|---|---|
| Tỷ lệ thu hồi gộp | Thanh toán / tổng chi phí | Tiền mặt so với giá niêm yết; bao gồm các điều chỉnh theo hợp đồng, nên là thước đo lập hóa đơn kém |
| Tỷ lệ thu hồi ròng (NCR) | Thanh toán / (chi phí - điều chỉnh theo hợp đồng) | Tỷ lệ số tiền có thể thu đã thực sự thu được |
| Tỷ lệ điều chỉnh | Tổng điều chỉnh / tổng chi phí | Bao nhiêu phần chi phí bị xóa nợ và vì sao |
Vì chi phí do phòng khám đặt ra còn mức được phép do hợp đồng với bên chi trả quy định, tỷ lệ thu hồi gộp có thể trông thấp ngay cả khi việc lập hóa đơn hoạt động tốt. NCR loại bỏ sự sai lệch đó.
Một phép tính minh họa
Ví dụ minh họa (số liệu giả định). Trong một tháng, một phòng khám có chi phí $200,000. Tổng điều chỉnh theo hợp đồng là $60,000, còn lại $140,000 có thể thu. Tổng thanh toán là $126,000. NCR = $126,000 / $140,000 = 90%. Tỷ lệ thu hồi gộp sẽ là $126,000 / $200,000 = 63%, nghe có vẻ đáng lo nhưng chủ yếu phản ánh các hợp đồng. Khoản $14,000 còn lại là khoảng chênh lệch thực sự.
Hãy dùng khung thời gian nhất quán. Một số phòng khám tính NCR theo ngày cung cấp dịch vụ, chỉ tính các khoản thu trên những khoản phí đó, để có cái nhìn nhóm rõ ràng hơn. Những nơi khác dùng tỷ lệ hằng tháng giữa thanh toán và chi phí đã hạch toán, dễ hơn nhưng bị ảnh hưởng bởi thời điểm. Hãy chọn một phương pháp và giữ nguyên.
Giải trình khoảng chênh lệch: phân tích thất thoát
Khoảng chênh lệch $14,000 có thể được chia như sau (chỉ là số liệu minh họa).
| Hạng mục (minh họa) | Số tiền | Đòn bẩy có thể áp dụng |
|---|---|---|
| Từ chối thanh toán bị xóa nợ | $4,000 | Kháng nghị, sửa lỗi ở khâu đầu |
| Xóa nợ do quá hạn nộp claim | $1,000 | Tốc độ nộp claim, cảnh báo hạn nộp |
| Thanh toán thiếu được chấp nhận | $2,000 | So sánh hợp đồng, khiếu nại |
| Số dư bệnh nhân bị xóa nợ | $3,000 | Ước tính, thu trước |
| Vẫn còn mở trong A/R | $4,000 | Theo dõi |
Các khoản còn mở chưa mất, nên NCR theo nhóm sẽ tăng khi các claim được đóng. Hãy theo dõi ở độ trễ cố định, chẳng hạn 90 ngày sau cuối tháng, để các so sánh luôn công bằng.
Chẩn đoán NCR thấp
| Triệu chứng | Nguyên nhân có thể | Nơi cần xem xét |
|---|---|---|
| NCR thấp ở tất cả bên chi trả | Vấn đề quy trình nội bộ | Dữ liệu khâu đầu, mã hóa, độ trễ ghi nhận chi phí, xóa nợ |
| NCR thấp ở một bên chi trả | Vấn đề chính sách hoặc hợp đồng của bên chi trả | Lý do từ chối thanh toán và biểu phí của bên chi trả đó |
| NCR bảo hiểm tốt, NCR tổng thể thấp | Thu tiền từ bệnh nhân | Thời điểm gửi bảng kê, ước tính, tùy chọn thanh toán |
| NCR tốt nhưng số ngày A/R cao | Dòng tiền chậm | Nhịp độ theo dõi, tốc độ nộp claim |
| NCR cao nhưng dòng tiền eo hẹp | Khoản xóa nợ ẩn trong các điều chỉnh | Kiểm toán mã điều chỉnh và các phê duyệt |
Hãy chú ý các điều chỉnh bị gắn nhãn sai. Nếu nhân viên hạch toán các khoản bị từ chối thanh toán hoặc số dư nhỏ là "theo hợp đồng", NCR sẽ trông tốt hơn thực tế. Một điều chỉnh theo hợp đồng chỉ nên bằng chênh lệch giữa số tiền lập hóa đơn và số tiền được phép theo hợp đồng.
Kế hoạch cải thiện, từng bước
- Thiết lập mốc cơ sở rõ ràngTính NCR gần đây bằng một phương pháp, tách riêng bảo hiểm với bệnh nhân và phân tích các bên chi trả hàng đầu.
- Kiểm toán các loại điều chỉnhXác nhận các điều chỉnh theo hợp đồng phản ánh đúng điều khoản hợp đồng; phân loại lại các khoản xóa nợ do từ chối thanh toán, quá hạn nộp claim hoặc nợ khó đòi.
- Định lượng từng điểm thất thoátDùng bảng như bảng ở trên; xếp hạng theo số tiền và khả năng khắc phục.
- Khắc phục trước điểm thất thoát lớn nhất và dễ khắc phục nhấtVới các trường hợp từ chối thanh toán, hãy xây dựng mẫu kháng nghị theo mã lý do và hàng đợi xử lý theo hạn chót. Với các khoản thanh toán thiếu, hãy nạp mức giá theo hợp đồng và so sánh mọi khoản thanh toán một cách tự động nếu hệ thống của quý vị cho phép.
- Đưa việc thu tiền bệnh nhân lên sớm hơnXác minh quyền lợi trước lần khám, ước tính phần trách nhiệm của bệnh nhân, và thu copay cùng các khoản đã biết khi bệnh nhân đến. Gửi bảng kê kịp thời sau khi bảo hiểm hạch toán.
- Đặt mục tiêu và xem xét hằng thángTheo dõi NCR, tỷ lệ từ chối thanh toán, tỷ lệ phần trăm A/R trên 90 ngày và các khoản xóa nợ theo lý do. Chia sẻ kết quả với những người phụ trách từng bước.
Phát hiện thanh toán thiếu: một phương pháp đơn giản
So sánh mức được phép trên mỗi thông báo thanh toán với mức giá theo hợp đồng cho mã và bên chi trả đó. Đánh dấu các dòng thấp hơn, có tính đến modifier, giảm trừ nhiều thủ thuật và khác biệt về địa điểm cung cấp dịch vụ. Nhóm các dòng bị đánh dấu theo bên chi trả và lý do trước khi khiếu nại; bên chi trả phản hồi tốt hơn với các quy luật được ghi chép kèm điều khoản hợp đồng. Hãy kiểm tra thời hạn khiếu nại trong hợp đồng.
Trách nhiệm của bệnh nhân và NCR
Khi các chương trình bảo hiểm có deductible cao ngày càng phổ biến, ngày càng nhiều doanh thu phụ thuộc vào khoản thanh toán của bệnh nhân. Các bước thực tế gồm xác nhận tình trạng deductible khi đặt lịch, trao đổi chi phí ước tính trước khi cung cấp dịch vụ, đề nghị lưu thẻ và kế hoạch thanh toán khi có sự đồng ý của bệnh nhân, và giữ bảng kê rõ ràng, chi tiết từng khoản. Hãy lưu ý các quy định thu hồi công nợ của tiểu bang và liên bang cũng như mọi yêu cầu về minh bạch giá hoặc ước tính.
Những sai lầm thường gặp khi dùng NCR
- Dùng tỷ lệ thu hồi gộp rồi gọi đó là NCR.
- Tính nợ khó đòi hoặc khoản xóa nợ do bị từ chối thanh toán là "theo hợp đồng", làm phình to NCR.
- Đo quá sớm, khi các claim chưa đủ thời gian để được thanh toán.
- Bỏ qua chuyên khoa và cơ cấu bên chi trả khi so sánh chuẩn.
- Bỏ qua sự khác biệt lớn giữa các bên chi trả.