Beneficio 1: reducción significativa de costos
Un equipo de facturación interno implica salarios, prestaciones, impuestos de nómina, tiempo libre pagado, capacitación, software, tarifas de cámaras de compensación, rotación y gastos de administración, por lo que el costo total puede superar lo esperado. La facturación subcontratada se cotiza como un porcentaje de las cobranzas o como una tarifa fija, así que compare el costo total y las medidas de desempeño del acuerdo.
Beneficio 2: acceso inmediato a experiencia calificada
Contratar incluso a un solo codificador y facturador con experiencia es costoso; un equipo completo con conocimiento de la especialidad y de los pagadores está fuera del alcance de la mayoría de los consultorios independientes. Subcontratar ofrece acceso inmediato a CPC, especialistas en facturación y analistas de cuentas por cobrar (A/R) sin la carga del reclutamiento.
Beneficio 3: mayores tasas de cobranza
Los estudios muestran que los consultorios que usan facturación profesional subcontratada cobran más que los que facturan internamente con personal generalista. Los factores son mayores tasas de aceptación de reclamaciones en el primer envío gracias a una codificación y depuración calificadas, una gestión sistemática de denegaciones y el seguimiento de A/R en cada saldo abierto, no solo en los más grandes.
Beneficio 4: tecnología diseñada para el fin, sin inversión de capital
Las empresas de RCM líderes invierten mucho en conexiones con cámaras de compensación, motores de depuración de reclamaciones, verificación automatizada de elegibilidad, herramientas de procesamiento de ERA y paneles de control. Un socio se los ofrece a una fracción del costo de licenciarlos por su cuenta, con la experiencia para operarlos.
Beneficio 5: escalabilidad sin riesgo de personal
Cuando su consultorio crece con nuevos proveedores, ubicaciones o líneas de servicio, el volumen de facturación también crece. Internamente, eso significa contratar y capacitar a más personal. La capacidad de un socio se expande con usted, sin demoras de reclutamiento ni interrupciones.
Beneficio 6: menor riesgo de cumplimiento y de auditoría
El cumplimiento de HIPAA, de la guía de la OIG, de las reglas de facturación de Medicare y de los requisitos LCD/NCD específicos de cada pagador imponen obligaciones reales a su operación de facturación. Un socio de buena reputación se mantiene al día con todos los requisitos aplicables, integra el cumplimiento en cada proceso y asume la responsabilidad por la exactitud e integridad de las reclamaciones enviadas en su nombre, reduciendo su exposición directa.
Beneficio 7: enfoque en la atención del paciente
El beneficio más valioso y menos cuantificado es el tiempo que se le devuelve. Cuando los especialistas gestionan la facturación, su personal puede concentrarse en la atención al paciente, la programación de citas, la experiencia del paciente y el crecimiento del consultorio.
Interno vs. subcontratado: los factores de costo que debe comparar
Los porcentajes por sí solos no resuelven la decisión. Cuente todos los costos de ambos lados y los efectos del desempeño sobre los ingresos. Los costos y resultados varían según la especialidad, la mezcla de pagadores y el volumen, así que use sus propias cifras.
| Factor de costo | Interno | Subcontratado |
|---|---|---|
| Mano de obra | Salarios, prestaciones, impuestos de nómina, horas extra y tiempo libre pagado de facturadores, codificadores y un gerente | Incluido en la tarifa: un porcentaje de las cobranzas, o una tarifa por reclamación o fija |
| Rotación y cobertura | Reclutamiento, incorporación y vacíos cuando alguien se va o está ausente | El proveedor se encarga del personal y del respaldo |
| Software | Licencia del sistema de gestión del consultorio, cámara de compensación, depurador, y herramientas de elegibilidad y ERA | Con frecuencia incluido, aunque algunos proveedores trasladan las tarifas de la cámara de compensación o del software |
| Capacitación y credenciales | Educación en codificación, actualizaciones de reglas de pagadores, cumplimiento | Responsabilidad del proveedor, pero verifique las certificaciones |
| Tiempo de administración | Tiempo del propietario o del gerente de la oficina para supervisar y revisar informes | Reducido, pero la supervisión del proveedor sigue siendo necesaria |
| Impacto en los ingresos | Depende de la tasa de denegaciones, del retraso en cargos y de la disciplina en el seguimiento de A/R | Depende del proceso del proveedor y de la calidad de sus datos |
| Transición y salida | Contratación y cambios de sistema al crecer | Esfuerzo de incorporación al inicio, y devolución de datos y procesos si usted se va |
Cómo comparar de manera justa. Sume el costo anual total de su facturación interna (mano de obra, prestaciones, software, cámara de compensación, capacitación, tiempo de administración), divídalo entre las cobranzas anuales y compárelo con la tarifa total del proveedor, incluido cada costo trasladado. Luego compare el desempeño con las mismas métricas, no solo el precio.
Cuándo la subcontratación es adecuada y cuándo puede no serlo
- A menudo es una buena opción: consultorios pequeños y medianos sin equipo de facturación, con alta rotación de personal, grupos que añaden proveedores o ubicaciones, y con denegaciones en aumento o A/R envejecido.
- Puede ser menos adecuada: consultorios con un equipo de facturación sólido que ya cumple sus metas, o que necesitan un control estricto de cada interacción con el paciente. Los modelos híbridos, como subcontratar solo las denegaciones y las cuentas por cobrar, son una opción.
Cómo evaluar a un proveedor de facturación
- Defina sus metas y su línea baseObtenga de 6 a 12 meses de días en A/R, tasa de denegaciones, tasa de reclamaciones limpias, tasa de cobranza neta y retraso en cargos como línea base.
- Preseleccione según la afinidad con su especialidadBusque experiencia con su especialidad, su EHR y sus principales pagadores.
- Solicite una propuesta por escritoExija una tabla completa de tarifas, el alcance de los servicios y los costos trasladados.
- Verifique las referenciasPregunte a consultorios similares qué ocurrió cuando algo salió mal.
- Revise informes de muestraPida ver los informes mensuales y paneles de control reales.
- Revise el cumplimientoConfirme el BAA, las prácticas de seguridad y las credenciales.
- Negocie el contrato y planifique la transiciónAcuerde los KPI, los informes y un cronograma de incorporación antes de firmar.
Preguntas para hacer a cada proveedor
- ¿Quién trabajará nuestra cuenta: empleados o subcontratistas, y desde dónde?
- ¿Qué credenciales tienen los codificadores y cómo se audita la calidad?
- ¿Cómo manejan la elegibilidad, la autorización previa, las denegaciones, las apelaciones y los estados de cuenta?
- ¿Qué incluye el informe mensual y podemos ver el detalle a nivel de reclamación y las remesas?
- ¿Cómo se les paga y qué sucede con su tarifa en recuperaciones, reembolsos y reclamaciones refacturadas?
- ¿En qué sistemas trabajarán y conservamos el acceso completo a los datos?
- ¿Cómo manejan la detección de pagos insuficientes y las variaciones contractuales?
- ¿Qué sucede cuando no estamos de acuerdo sobre un ajuste o una apelación?
- ¿Cuál es su proceso ante una violación o un incidente y qué tan rápido nos notifican?
Términos del contrato que importan
- Acuerdo de socio comercial: firmado antes de compartir PHI.
- Propiedad de los datos: el consultorio es dueño de todas las reclamaciones, remesas y datos de pacientes y financieros; el proveedor los conserva solo para prestar el servicio.
- Acceso a los sistemas: las inscripciones con pagadores, las cuentas de cámaras de compensación y las credenciales de portales están a su nombre, o usted conserva los derechos de administrador.
- Claridad de tarifas: a qué se aplica el porcentaje (cobranzas vs. cargos), el tratamiento de las tarifas en reembolsos y recuperaciones, y cualquier tarifa de configuración, de software o de estados de cuenta.
- Plazo y terminación: duración del contrato, renovación automática, plazo de aviso y terminación por causa justificada.
- Salida y transición: devolución de los datos en un formato utilizable, continuación del trabajo sobre las cuentas por cobrar (A/R) abiertas por un período acordado y cooperación con el siguiente proveedor.
- Responsabilidad y seguros: responsabilidad por errores, sanciones causadas por el proveedor y cobertura de riesgos cibernéticos.
- Subcontratación y trabajo en el extranjero: divulgación y traslado del BAA para toda persona que tenga contacto con PHI.
KPI y SLA que debe poner por escrito
Las metas siguientes son puntos de referencia comúnmente citados, no garantías. Acuerde valores que se ajusten a su especialidad y a sus pagadores.
| Métrica | Cómo se mide | Dirección o meta típica |
|---|---|---|
| Tasa de reclamaciones limpias | Reclamaciones aceptadas en el primer envío divididas entre las reclamaciones enviadas | La meta comúnmente citada es 95% o más |
| Tasa de denegación inicial | Reclamaciones denegadas divididas entre las reclamaciones enviadas | La meta comúnmente citada es menos de 5% |
| Días en A/R | Total de A/R dividido entre los cargos diarios promedio | La meta comúnmente citada es menos de 35 días, según la especialidad |
| Tasa de cobro neto | Pagos divididos entre el monto cobrable (cargos menos ajustes contractuales) | La meta comúnmente citada es 95% o más |
| Retraso en cargos | Días desde el servicio hasta el envío de la reclamación | Defina los días según el tipo de servicio |
| Tiempo de respuesta a denegaciones | Días desde que se recibe la denegación hasta la apelación o corrección | Fije un SLA firme |
| Informes | Informe mensual en una fecha establecida | Incluido por escrito en el SLA |
Señales de alerta
- Resultados garantizados o un aumento prometido antes de haber visto sus datos
- Reticencia a firmar un BAA o a describir dónde se almacena la PHI y quién puede acceder a ella
- Informes vagos o sin acceso a datos a nivel de reclamación
- El proveedor controla sus cuentas de cámara de compensación o de pagadores y niega el acceso de administrador
- Plazos largos con renovación automática, tarifas elevadas por terminación, sin cláusula de devolución de datos
- Tarifas poco claras y muchos cargos trasladados
- Sin un gerente de cuenta designado, o sin codificadores certificados
- Presión para firmar rápidamente
Puntos clave
- Compare los costos internos totales con la tarifa total del proveedor y compare el desempeño, no solo el precio.
- Establezca una línea base antes de evaluar a cualquier proveedor.
- Exija un BAA, propiedad de los datos, acceso a los sistemas y un plan de salida.
- Incluya en el contrato los KPI, los informes y los tiempos de respuesta.
- Trate las respuestas vagas y los resultados garantizados como señales de advertencia.