Avantage 1 : réduction importante des coûts
Une équipe de facturation interne entraîne des salaires, des avantages sociaux, des charges sociales, des congés payés, de la formation, des logiciels, des frais de chambre de compensation, du roulement et des frais de gestion, de sorte que le coût total peut dépasser les attentes. La facturation externalisée est tarifée en pourcentage des encaissements ou à un tarif fixe ; comparez donc le coût total et les indicateurs de performance prévus au contrat.
Avantage 2 : accès immédiat à une expertise qualifiée
Embaucher ne serait-ce qu'un codeur et un facturier expérimentés coûte cher ; une équipe complète connaissant la spécialité et les payeurs est hors de portée de la plupart des cabinets indépendants. L'externalisation donne un accès immédiat à des CPC, à des spécialistes de la facturation et à des analystes A/R, sans le fardeau du recrutement.
Avantage 3 : taux d'encaissement plus élevés
Des études montrent que les cabinets qui recourent à une facturation externalisée professionnelle encaissent davantage que ceux qui facturent à l'interne avec du personnel généraliste. Les facteurs : des taux plus élevés de réclamations acceptées dès le premier passage grâce à une codification et une vérification qualifiées, une gestion systématique des refus et un suivi des A/R sur chaque solde ouvert, pas seulement les plus importants.
Avantage 4 : une technologie conçue sur mesure sans investissement en capital
Les principales sociétés de RCM investissent massivement dans les connexions avec les chambres de compensation, les moteurs de vérification des réclamations, la vérification automatisée de l'admissibilité, les outils de traitement des ERA et les tableaux de bord. Un partenaire les fournit à une fraction du coût d'une licence indépendante, avec l'expertise pour les exploiter.
Avantage 5 : évolutivité sans risque de dotation en personnel
Lorsque votre cabinet croît grâce à de nouveaux prestataires, sites ou lignes de service, le volume de facturation croît aussi. À l'interne, cela signifie embaucher et former davantage de personnel. La capacité d'un partenaire s'étend avec vous, sans délais de recrutement ni perturbation.
Avantage 6 : réduction des risques de conformité et d'audit
La conformité HIPAA, la conformité aux directives de l'OIG, les règles de facturation de Medicare et les exigences LCD/NCD propres à chaque payeur imposent toutes de réelles obligations à vos opérations de facturation. Un partenaire réputé se tient à jour sur toutes les exigences applicables, intègre la conformité à chaque processus et assume la responsabilité de l'exactitude et de l'intégrité des réclamations soumises en votre nom, ce qui réduit votre exposition directe.
Avantage 7 : se concentrer sur les soins aux patients
L'avantage le plus précieux et le moins quantifié est le temps qui vous est rendu. Lorsque des spécialistes gèrent la facturation, votre personnel peut se concentrer sur les soins aux patients, la planification, l'expérience patient et la croissance du cabinet.
Interne ou externalisé : les facteurs de coût à comparer
Les pourcentages seuls ne tranchent pas la décision. Comptez tous les coûts des deux côtés ainsi que les effets de la performance sur les revenus. Les coûts et les résultats varient selon la spécialité, la composition des payeurs et le volume ; utilisez donc vos propres chiffres.
| Facteur de coût | En interne | Externalisé |
|---|---|---|
| Main-d'œuvre | Salaires, avantages sociaux, charges sociales, heures supplémentaires et congés payés des facturiers, des codeurs et d'un gestionnaire | Intégré aux honoraires : un pourcentage des encaissements, ou un tarif par réclamation ou forfaitaire |
| Roulement et couverture | Recrutement, intégration et lacunes lorsqu'une personne part ou est absente | Le fournisseur gère la dotation en personnel et la relève |
| Logiciels | Licence du logiciel de gestion de cabinet, chambre de compensation, outil de vérification, outils d'admissibilité et d'ERA | Souvent inclus, bien que certains fournisseurs refacturent les frais de chambre de compensation ou de logiciel |
| Formation et titres professionnels | Formation en codification, mises à jour des règles des payeurs, conformité | Responsabilité du fournisseur, mais vérifiez les certifications |
| Temps de gestion | Temps du propriétaire ou du gestionnaire de bureau consacré à la supervision et à l'examen des rapports | Réduit, mais la supervision du fournisseur reste nécessaire |
| Incidence sur les revenus | Dépend du taux de refus, du délai de saisie des frais et de la rigueur du suivi des A/R | Dépend du processus du fournisseur et de la qualité de vos données |
| Transition et sortie | Embauches et changements de système lors de la croissance | Effort d'intégration au départ, puis restitution des données et des processus si vous partez |
Comment comparer équitablement. Additionnez votre coût annuel complet de facturation interne (main-d'œuvre, avantages sociaux, logiciels, chambre de compensation, formation, temps de gestion), divisez-le par les encaissements annuels et comparez-le aux honoraires tout compris du fournisseur, y compris toutes les refacturations. Comparez ensuite la performance selon les mêmes indicateurs, pas seulement le prix.
Quand l'externalisation convient, et quand elle peut ne pas convenir
- Souvent un bon choix : les petits et moyens cabinets sans équipe de facturation, avec un fort roulement du personnel, les groupes qui ajoutent des prestataires ou des sites, et ceux qui font face à des refus en hausse ou à des A/R qui vieillissent.
- Peut convenir moins bien : les cabinets dotés d'une solide équipe de facturation qui atteint déjà ses objectifs, ou ceux qui ont besoin d'un contrôle étroit de chaque interaction avec les patients. Les modèles hybrides, comme l'externalisation des seuls refus et A/R, sont une option.
Comment évaluer un fournisseur de facturation
- Définir vos objectifs et votre référenceRelevez 6 à 12 mois de jours en A/R, de taux de refus, de taux de réclamations conformes, de taux d'encaissement net et de délai de saisie des frais comme référence.
- Établir une liste restreinte selon l'adéquation à la spécialitéRecherchez de l'expérience avec votre spécialité, votre DSE et vos principaux payeurs.
- Demander une proposition écriteExigez une grille tarifaire complète, l'étendue des services et les coûts refacturés.
- Vérifier les référencesDemandez à des cabinets similaires ce qui s'est passé lorsque quelque chose a mal tourné.
- Examiner des exemples de rapportsDemandez à voir les rapports mensuels et tableaux de bord réels.
- Examiner la conformitéConfirmez le BAA, les pratiques de sécurité et les titres professionnels.
- Négocier le contrat et planifier la transitionConvenez des indicateurs clés, des rapports et d'un calendrier d'intégration avant de signer.
Questions à poser à chaque fournisseur
- Qui travaillera sur notre compte : des employés ou des sous-traitants, et où ?
- Quels titres professionnels détiennent les codeurs, et comment la qualité est-elle auditée ?
- Comment gérez-vous l'admissibilité, l'autorisation préalable, les refus, les appels et les relevés ?
- Que comprend le rapport mensuel, et pouvons-nous consulter le détail au niveau de chaque réclamation et les remises ?
- Comment êtes-vous rémunérés, et qu'advient-il de vos honoraires sur les récupérations, les remboursements et les réclamations refacturées ?
- Dans quels systèmes travaillerez-vous, et conservons-nous un accès complet aux données ?
- Comment gérez-vous la détection des sous-paiements et les écarts par rapport au contrat ?
- Que se passe-t-il lorsque nous ne sommes pas d'accord sur une radiation ou un appel ?
- Quel est votre processus en cas de violation ou d'incident, et dans quel délai nous avisez-vous ?
Clauses contractuelles importantes
- Accord de partenariat commercial (BAA) : signé avant le partage de toute PHI.
- Propriété des données : le cabinet est propriétaire de toutes les réclamations, remises et données patients et financières ; le fournisseur ne les détient que pour exécuter le service.
- Accès aux systèmes : les inscriptions auprès des payeurs, les comptes de chambre de compensation et les identifiants de portail sont à votre nom, ou vous conservez les droits d'administrateur.
- Clarté des honoraires : à quoi s'applique le pourcentage (encaissements ou frais facturés), le traitement des honoraires sur les remboursements et les récupérations, et tous frais de mise en place, de logiciel ou de relevés.
- Durée et résiliation : durée du contrat, renouvellement automatique, préavis et résiliation pour motif valable.
- Sortie et transition : restitution des données dans un format exploitable, poursuite du travail sur les A/R ouverts pendant une période convenue et coopération avec le prochain fournisseur.
- Responsabilité et assurance : responsabilité des erreurs, des pénalités causées par le fournisseur et couverture cyber.
- Sous-traitance et travail à l'étranger : divulgation et transmission du BAA à toute personne qui accède aux PHI.
Indicateurs clés et SLA à consigner par écrit
Les cibles ci-dessous sont des repères couramment cités, et non des garanties. Convenez de valeurs adaptées à votre spécialité et à vos payeurs.
| Indicateur | Comment elle est mesurée | Orientation ou cible typique |
|---|---|---|
| Taux de réclamations conformes (« clean claims ») | Réclamations acceptées dès le premier passage divisées par les réclamations soumises | La cible couramment citée est de 95 % ou plus |
| Taux de refus initial | Réclamations refusées divisées par les réclamations soumises | La cible couramment citée est inférieure à 5 % |
| Jours en A/R | Total des A/R divisé par les frais quotidiens moyens | La cible couramment citée est inférieure à 35 jours, selon la spécialité |
| Taux de recouvrement net | Paiements divisés par le montant recouvrable (frais facturés moins ajustements contractuels) | La cible couramment citée est de 95 % ou plus |
| Délai de saisie des frais | Jours entre le service et la soumission de la réclamation | Définir les jours selon le type de service |
| Délai de réponse aux refus | Jours entre la réception du refus et l'appel ou la correction | Fixer un SLA ferme |
| Rapports | Rapport mensuel à une date fixée | Inscrit dans le SLA |
Signaux d'alerte
- Des résultats garantis ou une hausse promise avant d'avoir vu vos données
- Réticence à signer un BAA ou à décrire où les PHI sont stockées et qui peut y accéder
- Rapports vagues ou aucun accès aux données au niveau des réclamations
- Le fournisseur contrôle votre chambre de compensation ou vos comptes de payeurs et refuse l'accès administrateur
- Longues durées à renouvellement automatique, frais de résiliation élevés, aucune clause de restitution des données
- Honoraires peu clairs et nombreux frais refacturés
- Aucun gestionnaire de compte désigné, ou aucun codeur certifié
- Pression pour signer rapidement
Points clés à retenir
- Comparez les coûts complets de l'interne aux honoraires tout compris du fournisseur, et comparez la performance, pas seulement le prix.
- Établissez une référence avant d'évaluer tout fournisseur.
- Exigez un BAA, la propriété des données, l'accès aux systèmes et un plan de sortie.
- Inscrivez au contrat les indicateurs clés, les rapports et les délais de réponse.
- Considérez les réponses vagues et les résultats garantis comme des signaux d'alerte.