Vorteil 1: Deutliche Kostensenkung
Ein internes Abrechnungsteam verursacht Gehälter, Sozialleistungen, Lohnsteuern, bezahlten Urlaub, Schulungen, Software, Clearinghouse-Gebühren, Fluktuation und Verwaltungsaufwand, sodass die Gesamtkosten die Erwartungen übersteigen können. Ausgelagerte Abrechnung wird als Prozentsatz der Einnahmen oder als Pauschale berechnet. Vergleichen Sie daher die Gesamtkosten und die Leistungskennzahlen im Vertrag.
Vorteil 2: Sofortiger Zugang zu qualifiziertem Fachwissen
Schon eine einzige erfahrene Kodierkraft und Abrechnungskraft einzustellen ist teuer; ein vollständiges, fachrichtungs- und kostenträgerkundiges Team übersteigt die Möglichkeiten der meisten unabhängigen Praxen. Das Outsourcing bietet sofortigen Zugang zu CPCs, Abrechnungsspezialisten und A/R-Analysten, ohne den Aufwand der Personalsuche.
Vorteil 3: Höhere Einzugsquoten
Studien zeigen, dass Praxen mit professioneller ausgelagerter Abrechnung mehr einnehmen als Praxen, die intern mit Allroundpersonal abrechnen. Ursachen sind höhere Erstakzeptanzraten bei Claims durch qualifizierte Kodierung und Prüfung, systematisches Ablehnungsmanagement und A/R-Nachverfolgung für jeden offenen Saldo, nicht nur für die größten.
Vorteil 4: Spezialisierte Technologie ohne Kapitalinvestition
Führende RCM-Unternehmen investieren stark in Clearinghouse-Anbindungen, Claim-Prüfmodule, automatisierte Anspruchsprüfung (Eligibility), ERA-Verarbeitungstools und Dashboards. Ein Partner stellt diese zu einem Bruchteil der Kosten einer eigenen Lizenzierung bereit und bringt das Know-how für den Betrieb mit.
Vorteil 5: Skalierbarkeit ohne Personalrisiko
Wächst Ihre Praxis durch neue Behandler, Standorte oder Leistungsbereiche, wächst auch das Abrechnungsvolumen. Intern bedeutet das, mehr Personal einzustellen und einzuarbeiten. Die Kapazität eines Partners wächst mit Ihnen, ohne Verzögerungen bei der Personalsuche oder Unterbrechungen.
Vorteil 6: Geringeres Compliance- und Prüfungsrisiko
Die Einhaltung von HIPAA, der OIG-Leitlinien, der Medicare-Abrechnungsregeln und kostenträgerspezifischer LCD/NCD-Anforderungen stellt echte Verpflichtungen an Ihren Abrechnungsbetrieb. Ein seriöser Partner ist bei allen geltenden Anforderungen auf dem neuesten Stand, verankert Compliance in jedem Prozess und übernimmt die Verantwortung für die Richtigkeit und Integrität der in Ihrem Namen eingereichten Claims, wodurch sich Ihr direktes Risiko verringert.
Vorteil 7: Fokus auf die Patientenversorgung
Der wertvollste und am schwersten messbare Vorteil ist die Zeit, die Sie zurückgewinnen. Wenn Spezialisten die Abrechnung übernehmen, kann sich Ihr Team auf die Patientenversorgung, die Terminplanung, die Patientenerfahrung und das Wachstum der Praxis konzentrieren.
Intern vs. ausgelagert: Die Kostentreiber im Vergleich
Prozentsätze allein entscheiden nicht. Berücksichtigen Sie auf beiden Seiten alle Kosten sowie die Umsatzeffekte der Leistung. Kosten und Ergebnisse variieren je nach Fachrichtung, Kostenträgermix und Volumen. Verwenden Sie daher Ihre eigenen Zahlen.
| Kostentreiber | Intern | Ausgelagert |
|---|---|---|
| Personal | Gehälter, Sozialleistungen, Lohnsteuern, Überstunden und bezahlter Urlaub für Abrechnungskräfte, Kodierkräfte und eine Leitung | In der Gebühr enthalten: ein Prozentsatz der Einnahmen, eine Gebühr pro Claim oder eine Pauschale |
| Fluktuation und Vertretung | Personalsuche, Einarbeitung und Lücken, wenn jemand ausscheidet oder ausfällt | Der Dienstleister übernimmt Besetzung und Vertretung |
| Software | Lizenz für die Praxisverwaltung, Clearinghouse, Prüfmodul, Eligibility- und ERA-Tools | Oft enthalten, wobei einige Dienstleister Clearinghouse- oder Softwaregebühren weiterberechnen |
| Schulung und Qualifikationen | Kodierschulung, Aktualisierung der Kostenträgerregeln, Compliance | Verantwortung des Dienstleisters, aber prüfen Sie die Zertifizierungen |
| Führungsaufwand | Zeit des Inhabers oder Praxismanagers für Aufsicht und Berichtsprüfung | Geringer, aber die Überwachung des Dienstleisters bleibt erforderlich |
| Umsatzwirkung | Hängt von der Ablehnungsquote, der Verzögerung bei der Leistungserfassung und der Disziplin bei der A/R-Nachverfolgung ab | Hängt vom Prozess des Dienstleisters und Ihrer Datenqualität ab |
| Übergang und Ausstieg | Einstellungen und Systemänderungen bei Wachstum | Einarbeitungsaufwand zu Beginn sowie Rückgabe von Daten und Prozessen bei Beendigung |
So vergleichen Sie fair. Addieren Sie Ihre vollständigen jährlichen internen Abrechnungskosten (Personal, Sozialleistungen, Software, Clearinghouse, Schulung, Führungsaufwand), teilen Sie sie durch die jährlichen Einnahmen und vergleichen Sie das Ergebnis mit der Gesamtgebühr des Dienstleisters einschließlich aller weiterberechneten Kosten. Vergleichen Sie anschließend die Leistung anhand derselben Kennzahlen, nicht nur den Preis.
Wann Outsourcing passt und wann eher nicht
- Oft gut geeignet: kleine und mittelgroße Praxen ohne Abrechnungsteam, hohe Personalfluktuation, Gruppen, die Behandler oder Standorte hinzufügen, sowie steigende Ablehnungen oder alternde A/R.
- Möglicherweise weniger geeignet: Praxen mit einem starken Abrechnungsteam, das seine Ziele bereits erreicht, oder solche, die jeden Patientenkontakt eng steuern müssen. Hybridmodelle, etwa die Auslagerung nur von Ablehnungen und A/R, sind eine Option.
So bewerten Sie einen Abrechnungsdienstleister
- Ziele und Ausgangswerte festlegenZiehen Sie als Ausgangsbasis 6 bis 12 Monate an A/R-Tagen, Ablehnungsquote, Quote fehlerfreier Claims, Nettoeinzugsquote und Verzögerung bei der Leistungserfassung heran.
- Vorauswahl nach FachrichtungAchten Sie auf Erfahrung mit Ihrer Fachrichtung, Ihrem EHR und den wichtigsten Kostenträgern.
- Schriftliches Angebot anfordernVerlangen Sie eine vollständige Gebührenübersicht, den Leistungsumfang und die weiterberechneten Kosten.
- Referenzen prüfenFragen Sie vergleichbare Praxen, was geschah, als etwas schiefging.
- Beispielberichte prüfenLassen Sie sich die tatsächlichen Monatsberichte und Dashboards zeigen.
- Compliance prüfenBestätigen Sie den BAA, die Sicherheitspraktiken und die Qualifikationen.
- Vertrag verhandeln und Übergang planenVereinbaren Sie vor der Unterzeichnung KPIs, Berichtswesen und einen Zeitplan für die Einarbeitung.
Fragen an jeden Dienstleister
- Wer bearbeitet unser Konto: Mitarbeitende oder Subunternehmer, und wo?
- Über welche Qualifikationen verfügen die Kodierkräfte, und wie wird die Qualität geprüft?
- Wie gehen Sie mit Anspruchsprüfung (Eligibility), Vorabgenehmigung, Ablehnungen, Einsprüchen und Rechnungsstellungen an Patienten um?
- Was enthält der Monatsbericht, und können wir Details auf Claim-Ebene und Zahlungsavise einsehen?
- Wie werden Sie vergütet, und was geschieht mit Ihrer Gebühr bei Rückforderungen, Erstattungen und erneut abgerechneten Claims?
- In welchen Systemen arbeiten Sie, und behalten wir vollen Datenzugriff?
- Wie erkennen Sie Minderzahlungen und Abweichungen von Vertragskonditionen?
- Was geschieht, wenn wir uns bei einer Abschreibung oder einem Einspruch nicht einig sind?
- Wie läuft Ihr Verfahren bei Datenschutzverletzungen oder Vorfällen ab, und wie schnell informieren Sie uns?
Wichtige Vertragsbedingungen
- Business Associate Agreement: wird unterzeichnet, bevor PHI weitergegeben wird.
- Dateneigentum: Die Praxis besitzt alle Claims, Zahlungsavise sowie Patienten- und Finanzdaten; der Dienstleister hält sie nur zur Erbringung der Leistung vor.
- Systemzugriff: Kostenträger-Registrierungen, Clearinghouse-Konten und Portalzugänge laufen auf Ihren Namen, oder Sie behalten die Administratorrechte.
- Transparente Gebühren: worauf sich der Prozentsatz bezieht (Einnahmen oder Abrechnungsbeträge), wie Gebühren bei Erstattungen und Rückforderungen behandelt werden und welche Einrichtungs-, Software- oder Rechnungsgebühren anfallen.
- Laufzeit und Kündigung: Vertragsdauer, automatische Verlängerung, Kündigungsfrist und Kündigung aus wichtigem Grund.
- Ausstieg und Übergang: Rückgabe der Daten in einem nutzbaren Format, Weiterbearbeitung offener A/R über einen vereinbarten Zeitraum und Zusammenarbeit mit dem nächsten Dienstleister.
- Haftung und Versicherung: Verantwortung für Fehler, vom Dienstleister verursachte Strafzahlungen und Cyber-Versicherungsschutz.
- Unterauftragsvergabe und Offshore-Arbeit: Offenlegung und Weitergabe der BAA-Pflichten an alle, die mit PHI in Berührung kommen.
KPIs und SLAs, die schriftlich festzuhalten sind
Die nachstehenden Zielwerte sind häufig genannte Richtwerte, keine Garantien. Vereinbaren Sie Werte, die zu Ihrer Fachrichtung und Ihren Kostenträgern passen.
| Kennzahl | Wie gemessen wird | Übliche Richtung oder Zielwert |
|---|---|---|
| Quote fehlerfreier Claims | Beim ersten Durchlauf akzeptierte Claims geteilt durch eingereichte Claims | Häufig genannter Zielwert ist 95 % oder höher |
| Anfängliche Ablehnungsquote | Abgelehnte Claims geteilt durch eingereichte Claims | Häufig genannter Zielwert ist unter 5 % |
| Außenstandstage (Days in AR) | Gesamt-A/R geteilt durch durchschnittliche Tagesabrechnungsbeträge | Häufig genannter Zielwert ist unter 35 Tagen, je nach Fachrichtung |
| Nettoeinzugsquote | Zahlungen geteilt durch den einziehbaren Betrag (Abrechnungsbeträge abzüglich vertraglicher Anpassungen) | Häufig genannter Zielwert ist 95 % oder höher |
| Verzögerung bei der Leistungserfassung | Tage von der Leistung bis zur Claim-Einreichung | Tage je Leistungsart festlegen |
| Reaktionszeit bei Ablehnungen | Tage vom Eingang der Ablehnung bis zu Einspruch oder Korrektur | Verbindliches SLA festlegen |
| Berichtswesen | Monatsbericht zu einem festen Termin | Im SLA schriftlich festgehalten |
Warnsignale
- Garantierte Ergebnisse oder eine versprochene Steigerung, bevor Ihre Daten eingesehen wurden
- Zögern, einen BAA zu unterzeichnen oder zu beschreiben, wo PHI gespeichert wird und wer darauf zugreifen kann
- Vage Berichte oder kein Datenzugriff auf Claim-Ebene
- Der Dienstleister kontrolliert Ihre Clearinghouse- oder Kostenträgerkonten und verweigert den Administratorzugriff
- Lange, sich automatisch verlängernde Laufzeiten, hohe Kündigungsgebühren, keine Klausel zur Datenrückgabe
- Unklare Gebühren und viele weiterberechnete Kosten
- Kein benannter Ansprechpartner für das Konto oder keine qualifizierten Kodierkräfte
- Druck, schnell zu unterschreiben
Wichtigste Erkenntnisse
- Vergleichen Sie die vollständigen internen Kosten mit der Gesamtgebühr des Dienstleisters und vergleichen Sie die Leistung, nicht nur den Preis.
- Legen Sie Ausgangswerte fest, bevor Sie einen Dienstleister bewerten.
- Bestehen Sie auf einem BAA, Dateneigentum, Systemzugriff und einem Ausstiegsplan.
- Nehmen Sie KPIs, Berichtswesen und Reaktionszeiten in den Vertrag auf.
- Werten Sie vage Antworten und garantierte Ergebnisse als Warnsignale.