Преимущество 1: существенное снижение затрат
Собственная команда по биллингу включает зарплату, льготы, налоги на фонд оплаты труда, оплачиваемый отпуск, обучение, программное обеспечение, сборы клиринговой палаты, текучесть кадров и управленческие расходы, поэтому общая стоимость может превысить ожидания. Аутсорсинг биллинга оплачивается в виде процента от поступлений или фиксированной платы, поэтому сравнивайте совокупные затраты и показатели эффективности, указанные в договоре.
Преимущество 2: немедленный доступ к квалифицированным специалистам
Даже найм одного опытного кодировщика и биллера обходится дорого; полноценная команда, разбирающаяся в специализации и в плательщиках, недоступна большинству независимых практик. Аутсорсинг дает немедленный доступ к сертифицированным кодировщикам (CPC), специалистам по биллингу и аналитикам A/R без хлопот с подбором персонала.
Преимущество 3: более высокий уровень сбора платежей
Исследования показывают, что практики, использующие профессиональный аутсорсинг биллинга, собирают больше, чем те, что ведут биллинг собственными силами с помощью сотрудников широкого профиля. Причины: более высокая доля клеймов, принятых с первого раза, благодаря квалифицированному кодированию и проверке, системная работа с отказами и отработка A/R по каждому открытому остатку, а не только по самым крупным.
Преимущество 4: специализированные технологии без капитальных вложений
Ведущие RCM-компании вкладывают значительные средства в подключения к клиринговым палатам, системы проверки клеймов, автоматизированную проверку права на покрытие, инструменты обработки ERA и информационные панели. Партнер предоставляет их за долю стоимости самостоятельного лицензирования и обладает опытом работы с ними.
Преимущество 5: масштабируемость без кадровых рисков
Когда ваша практика растет за счет новых врачей, филиалов или направлений услуг, растет и объем биллинга. При собственной команде это означает найм и обучение новых сотрудников. Возможности партнера расширяются вместе с вами, без задержек на подбор персонала и сбоев в работе.
Преимущество 6: снижение рисков несоблюдения требований и аудита
Соблюдение HIPAA, рекомендаций OIG, правил выставления счетов Medicare и требований LCD/NCD отдельных плательщиков накладывает реальные обязательства на ваш биллинг. Надежный партнер следит за всеми применимыми требованиями, закладывает соблюдение норм в каждый процесс и отвечает за точность и достоверность клеймов, подаваемых от вашего имени, что снижает ваши прямые риски.
Преимущество 7: сосредоточенность на уходе за пациентами
Самое ценное и наименее поддающееся оценке преимущество - время, которое возвращается вам. Когда биллингом занимаются специалисты, ваши сотрудники могут сосредоточиться на уходе за пациентами, записи на прием, впечатлениях пациентов и развитии практики.
Собственная команда и аутсорсинг: факторы затрат для сравнения
Одних процентов недостаточно для принятия решения. Учтите все затраты с обеих сторон и влияние результатов на доходы. Затраты и результаты зависят от специализации, состава плательщиков и объема, поэтому опирайтесь на собственные данные.
| Фактор затрат | Собственная команда | Аутсорсинг |
|---|---|---|
| Оплата труда | Зарплаты, льготы, налоги на фонд оплаты труда, сверхурочные и оплачиваемый отпуск для биллеров, кодировщиков и руководителя | Включено в стоимость: процент от поступлений, плата за клейм или фиксированная плата |
| Текучесть и замещение | Подбор, адаптация и простои, когда сотрудник увольняется или отсутствует | Подрядчик обеспечивает персонал и замену |
| Программное обеспечение | Лицензия на систему управления практикой, клиринговая палата, проверка клеймов, инструменты проверки права на покрытие и ERA | Часто включено, хотя некоторые подрядчики перекладывают на клиента сборы клиринговой палаты или за ПО |
| Обучение и квалификация | Обучение кодированию, обновления правил плательщиков, соблюдение требований | Ответственность подрядчика, но проверяйте сертификаты |
| Время руководства | Время владельца или офис-менеджера на контроль и проверку отчетов | Меньше, но контроль за подрядчиком все равно необходим |
| Влияние на доходы | Зависит от доли отказов, задержки ввода начислений и дисциплины работы с A/R | Зависит от процессов подрядчика и качества ваших данных |
| Переход и выход | Найм и изменения в системах при масштабировании | Усилия по запуску в начале и возврат данных и процессов, если вы расторгнете договор |
Как сравнивать корректно. Сложите полные годовые затраты на собственный биллинг (оплата труда, льготы, ПО, клиринговая палата, обучение, время руководства), разделите на годовые поступления и сравните с полной стоимостью услуг подрядчика, включая все перекладываемые расходы. Затем сравните результаты по одним и тем же показателям, а не только цену.
Когда аутсорсинг подходит, а когда может не подойти
- Часто подходит: небольшие и средние практики без команды по биллингу, с высокой текучестью персонала, группы, добавляющие врачей или филиалы, а также при росте отказов или старении A/R.
- Может подойти меньше: практики с сильной командой по биллингу, уже достигающей целевых показателей, или те, кому нужен жесткий контроль над каждым взаимодействием с пациентом. Возможны гибридные модели, например аутсорсинг только отказов и A/R.
Как оценить подрядчика по биллингу
- Определите цели и исходный уровеньВозьмите за исходный уровень данные за 6-12 месяцев: дни в A/R, долю отказов, долю чистых клеймов, чистый уровень сбора и задержку ввода начислений.
- Составьте короткий список по соответствию специализацииИщите опыт работы с вашей специализацией, EHR и ключевыми плательщиками.
- Запросите письменное предложениеТребуйте полный прейскурант, перечень услуг и перекладываемые расходы.
- Проверьте рекомендацииСпросите у похожих практик, что происходило, когда что-то шло не так.
- Изучите образцы отчетовПопросите показать реальные ежемесячные отчеты и информационные панели.
- Проверьте соблюдение требованийПодтвердите наличие BAA, меры безопасности и квалификацию.
- Согласуйте договор и спланируйте переходСогласуйте KPI, отчетность и сроки запуска до подписания.
Вопросы, которые стоит задать каждому подрядчику
- Кто будет вести наш аккаунт: штатные сотрудники или субподрядчики, и где они находятся?
- Какие сертификаты есть у кодировщиков и как проверяется качество?
- Как вы работаете с проверкой права на покрытие, предварительными разрешениями, отказами, апелляциями и счетами?
- Что включает ежемесячный отчет и можем ли мы увидеть данные по каждому клейму и уведомления об оплате?
- Как вы получаете оплату и что происходит с вашим вознаграждением при возвратах, возмещениях и повторно выставленных клеймах?
- В каких системах вы будете работать и сохраняем ли мы полный доступ к данным?
- Как вы выявляете недоплаты и расхождения с условиями контракта?
- Что происходит, если мы не согласны со списанием или апелляцией?
- Каков ваш порядок действий при утечке или инциденте и как быстро вы нас уведомляете?
Важные условия договора
- Соглашение с деловым партнером (Business Associate Agreement): подписывается до передачи PHI.
- Право собственности на данные: практика владеет всеми клеймами, уведомлениями об оплате, данными пациентов и финансовыми данными; подрядчик хранит их только для оказания услуги.
- Доступ к системам: регистрации у плательщиков, учетные записи клиринговой палаты и доступы к порталам оформлены на вас, либо вы сохраняете права администратора.
- Прозрачность оплаты: к чему применяется процент (к поступлениям или к начислениям), порядок удержания вознаграждения при возвратах и взаимозачетах, а также любые сборы за настройку, ПО или счета.
- Срок и расторжение: срок договора, автоматическое продление, срок уведомления и расторжение по причине нарушения.
- Выход и передача: возврат данных в пригодном формате, продолжение работы с открытой A/R в согласованный период и взаимодействие со следующим подрядчиком.
- Ответственность и страхование: ответственность за ошибки, штрафы по вине подрядчика и страхование киберрисков.
- Субподряд и работа за рубежом: раскрытие информации и распространение условий BAA на всех, кто имеет доступ к PHI.
KPI и SLA, которые нужно закрепить письменно
Приведенные ниже целевые значения - это часто упоминаемые ориентиры, а не гарантии. Согласуйте значения, подходящие для вашей специализации и плательщиков.
| Показатель | Как измеряется | Типичное направление или целевое значение |
|---|---|---|
| Доля чистых клеймов | Клеймы, принятые с первого раза, деленные на число поданных клеймов | Часто упоминаемое целевое значение - 95% или выше |
| Доля первичных отказов | Отклоненные клеймы, деленные на число поданных клеймов | Часто упоминаемое целевое значение - менее 5% |
| Дни в A/R | Общая A/R, деленная на среднедневные начисления | Часто упоминаемое целевое значение - менее 35 дней, в зависимости от специализации |
| Чистый коэффициент взыскания | Платежи, деленные на подлежащую сбору сумму (начисления за вычетом договорных корректировок) | Часто упоминаемое целевое значение - 95% или выше |
| Задержка ввода начислений | Дни от оказания услуги до подачи клейма | Задавайте число дней по типу услуги |
| Время реакции на отказ | Дни от получения отказа до апелляции или исправления | Установите четкий SLA |
| Отчетность | Ежемесячный отчет к установленной дате | Закреплено в SLA |
Тревожные признаки
- Гарантированные результаты или обещанный рост до знакомства с вашими данными
- Нежелание подписывать BAA или сообщать, где хранится PHI и кто имеет к нему доступ
- Расплывчатые отчеты или отсутствие доступа к данным по каждому клейму
- Подрядчик контролирует ваши учетные записи в клиринговой палате или у плательщиков и не дает вам доступа администратора
- Длительные автоматически продлеваемые сроки, высокие штрафы за расторжение, отсутствие условия о возврате данных
- Непрозрачные тарифы и множество перекладываемых расходов
- Нет назначенного менеджера по аккаунту или нет сертифицированных кодировщиков
- Давление с целью побыстрее подписать договор
Ключевые выводы
- Сравнивайте полные затраты на собственную команду с полной стоимостью услуг подрядчика и сопоставляйте результаты, а не только цену.
- Определите исходный уровень до оценки любого подрядчика.
- Настаивайте на BAA, праве собственности на данные, доступе к системам и плане выхода.
- Включите в договор KPI, отчетность и сроки реагирования.
- Расплывчатые ответы и гарантированные результаты расценивайте как предупреждение.